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Ruídos na comunicação: veja como evitá-los na sua empresa

By Marketing | 24 de agosto de 2018 | Sem categoria

Um grande empecilho no alinhamento de processos, estabelecimento de processos, compreensão de rotinas e definição de metas nas empresas é a comunicação mal feita. Erros, falhas e até o fracasso em resultados podem ser causados pelos ruídos na comunicação.

Os ruídos na comunicação organizacional podem comprometer diversas rotinas realizadas no ambiente empresarial. Eles podem provocar erros, gerar prejuízos e desgaste de relacionamentos.
Comunicados e apresentações em empresas devem ser compreendidos por todos.

Especialistas afirmam que o mais importante ativo de uma organização são as pessoas que trabalham nela. Porém, o resultado obtido pode ser muito abaixo do esperado quando a troca de mensagens entre emissores e receptores não é clara e objetiva o suficiente.

O impacto desses problemas nos resultados de uma empresa pode ser catastróficos. Vamos explicar esse assunto, abordar alguns exemplos e mostrar como evitar os ruídos na comunicação no dia a dia da organização.

O impacto dos ruídos na comunicação organizacional

Como já falamos, as pessoas são o principal ativo de uma organização. Colaboradores qualificados e engajados garantem um atendimento eficiente e qualificado aos clientes, podem criar novas soluções e descobrir a melhor maneira de abordá-los. E ainda se empenham para alcançar as metas estabelecidas no negócio.

Entretanto, a interação entre pessoas depende de um elemento-chave: a comunicação. Quando bem sucedida, há uma compreensão plena do que deve ser feito e como fazer – aspectos técnicos e procedimentos – e ainda entendem por que fazer – aspectos motivacionais -.

Portanto, os ruídos na comunicação organizacional podem comprometer diversas rotinas realizadas no ambiente empresarial. Eles podem provocar erros, gerar prejuízos e desgaste de relacionamentos. Bem como afetar negativamente a disposição dos colaboradores, e causar apatia, conflitos, descompromisso, crises e até a perda de talentos.

Mas o que são ruídos na comunicação?

Gessner, especialista da área de comunicação, define esses ruídos como perturbações e falhas que fazem com que a mensagem transmitida não seja entendida corretamente pelo seu destinatário ou receptor.

Esses ruídos acontecem de diferentes formas:

  • Quando um apresentador ou palestrante usa palavras e termos desconhecidos de sua audiência, ele prejudica a compreensão da mensagem;
  • Se o redator apresenta suas ideias de maneira confusa, sem coerência, o leitor também pode não compreendê-las.

Além desses aspectos, existem também questões emocionais envolvidas. Diferenças no tom de voz podem dar, a uma mesma mensagem, significados completamente distintos. A atitude de um gestor no dia a dia, por exemplo, pode criar um bloqueio que dificulta a compreensão de suas mensagens por parte de sua equipe.  

Ruído na comunicação são os elementos que impedem que uma mensagem chegue ao destinatário de forma clara e o impede que os objetivos estabelecidos por ela sejam alcançados.

Exemplos de ruídos na comunicação

Ruídos na comunicação em empresas são comuns. Em alguns casos, podem gerar até prejuízos. Erros básicos, como e-mails com datas erradas, prazos mal estabelecidos e comunicados mal feitos podem causar em uma empresa gastos não planejados com para corrigir esses deslizes.

Se erros simples causam grandes transtornos, erros mais graves podem ter proporções negativas bem maiores. Uma proposta comercial mal apresentada para um cliente em potencial, por exemplo, pode ser desperdiçada pela não percepção de valor obtida. Uma apresentação mal feita provoca uma comunicação ruidosa e os ruídos na comunicação impactam negativamente na mostra de valor de um negócio, produto e/ou serviço.

Uma situação corriqueira em empresas é a falta de uma rotina e processos de comunicação para seus clientes internos. Uma estratégia de comunicação interna ou um plano de ação bem estruturado pode ser útil para se comunicar diretamente aos colaboradores em relação mudanças de metas, percursos e novos rumos de negócio, não dando margem para especulações e fatores prejudiciais ao andamento do trabalho.

Apesar dos problemas causados pelos ruídos, a boa notícia é que eles podem ser evitados. Um processo de comunicação claro, objetivo e eficaz pode ser desenvolvido e cumprir as necessidades organizacionais facilmente.

Os fatores abaixo destacam os principais aspectos a serem levados em conta para que a comunicação seja feita e estabelecida sem ruídos.

A comunicação deve ser intencional

Muitos gestores se preocupam bastante com um planejamento bem elaborado e ideias extraordinárias. Porém, acreditam que a comunicação desses aspectos pode ser realizada naturalmente ou de forma espontânea.

No entanto, essa estratégia não é a mais efetiva. A mesma atenção e consideração dada ao planejamento, deve ser dada à comunicação. Ela deve ser intencional, fazendo com que cada ação e palavra contribua para alcançar o objetivo proposto.

Processos e rotinas de comunicação

Processos não são exatamente o conceito mais popular no meio empresarial. Para muitos, eles criam a impressão de que a organização é engessada. No Brasil, onde a espontaneidade é superestimada, pode haver alguma rejeição à implementação deles em áreas de comunicação.

Porém, processos são importantes e podem trazer mais eficiência quando bem estruturados. Além de agregarem um elemento essencial para qualquer empresa — a transparência.

Formato de comunicação

Durante muito tempo, as empresas não se preocuparam muito com a forma como seu conteúdo era apresentado. A comunicação interna era baseada em boletins ou e-mails extensos, que dificilmente eram lidos. O mesmo acontecia com treinamentos.

O fato é que, erroneamente, muitas pessoas associavam conteúdo à sua profundidade. Por outro lado, o extremo cuidado com a forma como uma mensagem é transmitida era vista como superficial ou um artifício para mascarar a falta de relevância.

Nas últimas décadas o ser humano conseguiu aprender muito sobre o cérebro e descobriu que uma formatação é essencial para garantir a melhor assimilação do conteúdo. Uma apresentação atrativa, inovadora, bem elaborada aumenta os índices de compreensão e retenção e aplicação da informação.

Além disso, a forma é responsável por um resultado essencial para as empresas: o engajamento. Seja para envolver o público interno em um projeto ou para criar identificação do cliente com os valores da companhia e conquistar sua preferência, uma apresentação bem elaborada é essencial para a transmissão correta da mensagem.

Comunicação e relacionamento

E por falar em engajamento, não poderíamos deixar de falar do relacionamento entre uma empresa e seus stakeholders. O sucesso de um negócio ou produto depende do engajamento de colaboradores, parceiros, fornecedores e clientes.

Atualmente a qualidade não é suficiente para atendê-los. A prova disso é o crescimento do grupo que interage com as empresas em redes sociais, valoriza essa comunicação direta e se torna promotor dessas marcas.

Portanto, uma mensagem cuidadosamente elaborada demonstra que a empresa também valoriza essa relação. Por isso, se dispõe a proporcionar conteúdo relevante e atrativo para seu público, a disponibilizá-lo por diferentes canais e aperfeiçoá-lo de acordo com o retorno e impressões de seu público.

O mesmo vale para os colaboradores, fornecedores e parceiros. As apresentações voltadas para esses grupos e os discursos empresariais precisam sair do lugar comum.

Eles precisam se adequar à tendência do consumerismo: tratar seu público interno da mesma forma que trata o consumidor, estabelecendo um relacionamento de confiança e transformando-os em promotores.

Pode-se concluir que os ruídos de comunicação têm um impacto negativo nos resultados de uma empresa. Eles podem provocar erros, reduzir a captação de clientes e causar o desengajamento de funcionários. A melhor alternativa é implantar processos eficazes e aperfeiçoar as competências individuais nessa área, garantindo a efetividade da mensagem.

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