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SET 19

Erros que as empresas cometem ao organizar eventos

By Marketing | 19 de setembro de 2018 | Sem categoria

Organizar um evento está longe de ser uma tarefa fácil — mas ao mesmo tempo nós sabemos que poucas ações geram tanto buzz e oportunidades de negócio, especialmente para os organizadores.

Afinal, se os participantes tiverem uma boa experiência, além de aumentarem a confiança na sua empresa, eles possivelmente irão comentar com pessoas próximas, amigos e outras empresas. E com isso o alcance do seu evento ultrapassa as pessoas que estiveram presentes e se torna um potencializador da sua credibilidade.

Porém, por outro lado, um evento mal executado — seja ele para colaboradores internos, lançamento de um novo produto, uma feira de negócios para o seu mercado ou simples treinamentos e workshops — podem ser uma dor de cabeça sem tamanho, antes, durante e pós a conclusão.

Por isso é fundamental ter um bom planejamento, levar em consideração alguns pontos chave e prever potenciais problemas durante todo o processo.

Para te ajudar, listei os maiores e mais comuns problemas que encontramos em nossa participação em eventos de todos os tipos e portes, ao longo desses mais de 5 anos de mercado.

A ideia é que desde já, logo no início da organização, você avalie se esses pontos são potenciais obstáculos para o seu evento, e se já estiver próximo a data de execução, ainda consiga aparar algumas arestas.

Não ter um objetivo claro

O primeiro ponto é, sem sombra de dúvidas, não saber qual o objetivo do seu negócio ao planejar um evento.

Afinal, é a partir desse objetivo é que você deverá traçar toda a sua estratégia, e só assim é possível entender se o ROI — retorno sobre o investimento — do seu evento foi positivo.

Por isso, antes mesmo de pensar em construir um planejamento, pense exatamente onde você gostaria de chegar com esse evento. Com que pensamento ou atitude você gostaria que as pessoas saíssem ao término dele!

E só diante dessa resposta você deve começar a pensar nos temas, palestrantes, tempo de evento, preços, local… porque todos esses fatores estarão diretamente relacionados ao seu objetivo, definindo o seu público e te ajudando a construir um projeto que leve as pessoas a atingirem o seu objetivo ao final.

Achar que conhece a persona do evento

Outro ponto fundamental, e completamente atrelado ao seu objetivo, é a sua persona: ou seja, as pessoas que são alvo do seu evento.

Independente de serem colaboradores, outras empresas ou consumidores finais, você precisa saber exatamente quem são e quais são os interesses dessas pessoas.

Errando a sua persona ou achando que a conhece sem se basear em dados e estudos, você corre o risco de organizar todo um evento incrível, despender de muito trabalho e, ao final, atrair as pessoas erradas e jogar todos o seu investimento por água abaixo.

Saiba exatamente quem são, qual o nível de interesse delas sobre o tema, quanto de conhecimento prévio elas têm e, assim, você conseguirá montar uma programação que faça muito mais sentido, pensando no nível técnico das trilhas,volume de participantes, número de palestras e quais parcerias chave podem ser fechadas.

Pensar nos palestrantes e não nos temas

É muito, mas muito comum que isso aconteça. Primeiro você pensa “Quero o palestrante A, B e C” e só depois você pensa no que eles podem trazer de valor — pensando no conteúdo — para o seu evento.

Ter pessoas de renome com certeza trará peso para o seu evento, mas se elas não trouxerem temas e discussões que realmente façam sentido para a sua audiência e contribuam para que você alcance os seus objetivos, você terá desperdiçado uma chance de realmente gerar valor para esses participantes.

Por isso, primeiro pense nos temas indispensáveis para a sua trilha e, a partir daí, selecione 2 ou 3 melhores opções para cada tema — isso ajudará a ter um plano B caso o nome que você escolher não esteja disponível.

Além disso, não escolha apenas pelo nome, mas sim também pela performance que eles têm diante da audiência. Afinal, mesmo nomes de renome mas que não consigam passar bem a mensagem vão gerar cansaço, desatenção e diminuem o valor gerado no seu evento.

Se necessário, treine todos os palestrantes.

Não construir uma narrativa para o evento

Até agora falamos de:

  • Objetivo;
  • Público;
  • Temas;

Esses 3 fatores serão a linha central da organização do seu evento, sendo os responsáveis por ajudar a definir todos os outros pontos, como local, preço, data, número de ingressos disponíveis…

Além disso, esses três aspectos são a base da construção da narrativa do seu evento, ponto muitas vezes ignorados pelas empresas.

A ideia de construir uma narrativa se baseia em: você tem o interesse que um grupo de pessoas saiam do ponto A para o ponto B a partir do seu evento (seja comprar de você, entender melhor do seu mercado, conhecer um novo produto…)

Para isso, quanto mais claro e coerente for o trajeto que elas tiverem dentro da programação do seu evento, maiores as suas chances de realmente alcançar esse objetivo.

O que a maioria dos organizadores de eventos faz é: pensar nos temas e jogar todos eles dentro de uma programação de maneira completamente aleatória.

Isso, além de afetar a percepção das pessoas sobre o seu evento — elas saem sentindo que aprenderam muitas coisas mas confusas, sem saber o que fazer com elas — ainda diminui o caráter estratégico do evento para a sua empresa.

Por isso, não organize não só a programação de palestras, mas todas as atividades, stands e até mesmo os discursos dos seus convidados, de forma a construir uma narrativa que leve os seus participantes e se sentirem envolvidos, engajados e levá-los até o seu propósito.

Escolher fornecedores pelo preço

Agora que você já tem um esboço claro de como deve ser o seu evento, chega a hora de contratar os fornecedores para colocar tudo isso em prática.

Porém, é sempre bom lembrar que o melhor preço não é tudo, especialmente quando a imagem da sua empresa está em jogo.

Por isso, na hora de escolher os fornecedores, procure por indicações e referências de outras empresas que já fizeram eventos similares ao seu. Além disso, vale a pena pesquisar avaliações de outros clientes, especialmente quanto ao prazo  e suporte, que costumam ser as questões mais problemáticas.

Além, é claro, da qualidade das entregas, que vão ditar também o índice de qualidade do seu evento e das avaliações dos participantes.

Eu mesma fiz uma pesquisa com a minha rede de contatos do LinkedIn, que me comprovou que as pessoas  não se incomodam em pagar mais por um evento que tenha uma estrutura que faça jus ao valor. Por isso, esteja disposto a investir — obviamente no que faça sentido.

Escolher data e local aleatoriamente

Pode parecer um detalhe pequeno, mas especialmente para eventos em que você espera a participação de pessoas de outras cidades ou estados, é fundamental escolher datas que façam sentido para que as pessoas possam se deslocar de maneira prática.

Além disso, acompanhar a agenda de outros eventos da sua área e que possam interessar à sua persona é bom, para evitar que as datas coincidam e você diminua a sua capacidade de atrair o público certo.

Outro ponto importante é escolher um local que não só suporte a quantidade de participantes, mas que tenha uma estrutura que proporcione comodidade e praticidade tanto para a sua equipe quanto para o seu público.

E também que case bem com a proposta do seu evento: ele tem palestras simultâneas? O espaço contribui para a construção da sua narrativa? Está de acordo com o perfil dos participantes.

Tudo isso terá um impacto direto e muito claro na qualidade da sua execução.

Divulgar mal o evento

E essa má divulgação pode se dar por várias causas:

  • Começar a divulgar muito em cima da hora;
  • Não gerar valor na sua divulgação;
  • Não fazer parcerias estratégicas no processo;
  • Usar os canais errados;
  • Não investir de verdade em uma divulgação de qualidade;
  • Não ter uma identidade visual clara que reforce a mensagem na cabeça dos espectadores.

Faça um checklist com todos esses pontos e garanta que nenhum deles foi deixado de lado, e só assim você realmente conseguirá atingir o número de inscritos desejado. Afinal, de que adiantaria organizar um evento de alto nível se você não atraísse as pessoas certas?

Uma dúvida comum é qual o tempo mínimo ideal para começar a divulgação de um evento. A melhor resposta é: depende.

Você deve levar em consideração o número de participantes esperados, a possibilidade ou não de atrair pessoas de outros estados, o valor do investimento para os participantes… Mas no geral, quanto antes melhor: assim você consegue prever e solucionar problemas em tempo hábil.

Não separar um tempo na programação para o networking dos participantes

Na minha pesquisa sobre o que as pessoas esperam de eventos profissionais, uma das respostas mais recorrentes foi a possibilidade de fazer networking.

Afinal, além de gerar boas oportunidades para o seu negócio, o evento deve proporcionar um ambiente favorável para que os participantes também atinjam esse objetivo e saiam ainda mais satisfeitos.

Por isso, organize intervalos para que as pessoas consigam conversar sobre o evento, fazer networking e até para que não fiquem sobrecarregadas de conteúdo e consigam absorver melhor a sua mensagem.

Não cuidar do pós

Esse é outro cuidado importante e que melhora ainda mais a percepção das pessoas. Além de ser uma chance de gerar mais oportunidades do que você já conquistou durante o evento.

E você pode fazer isso de várias formas:

  • Fornecendo conteúdos exclusivos aos participantes após o término;
  • Criando conteúdos durante o evento que podem ser usados de material rico depois, para gerar mais buzz e engajamento nos seus canais online;
  • Nutrir os contatos gerados no evento, não apenas oferecendo produtos e serviços, mas com informações que realmente geram valor para essas pessoas;
  • Entrando em contato com as pessoas que você não pôde dar tanta atenção durante os dias de execução;
  • Fazendo pesquisas de satisfação com todos os envolvidos;
  • Fazendo uma avaliação dos pontos positivos e negativos;
  • Calculando o ROI do evento.

Ou seja: o pós vale tanto para os participantes quanto para a sua equipe e negócio. E nesses casos o timing é fator determinante: perdê-lo pode significar também oportunidades de aprendizado, crescimento, negócio e geração de valor perdidas.

Dica final para melhorar o seu planejamento

Por fim, mas não menos importante, você precisa, desde o início até o fechamento das ações relacionadas ao seu evento, ter controle total de todos os custos e gastos envolvidos, tanto para se manter dentro do budget quanto para calcular o ROI ao término.

Pensando nisso, a Smartalk criou uma Planilha de Controle de Gastos para Eventos, que te ajudará não só na administração dos seus investimentos, mas também a entender o percentual gasto em cada área do evento, a centralizar todos os seus orçamentos em um único lugar e a gerenciar as suas cotas de patrocínio.

Afinal, se estamos falando de empresa, a palavra-chave de qualquer ação é: lucro.

É só clicar aqui, baixar e escolher dentre as versões para Google Docs e Excel.